Etiske retningslinjer for Norske Fag- og Friskolers Landsforbund

 

Godkjent av NFFLs styre 4. april 2024

 

Formål

Formålet med etiske retningslinjer og rutiner for varsling i Norske Fag- og Friskolers Landsforbund (NFFL), er å legge til rette for at NFFL skal være en god og trygg arbeidsplass for ansatte og tillitsvalgte og samtidig en god møteplass og et velfungerende organisasjonsfellesskap for NFFLs medlemsskoler. Retningslinjene søker å forebygge og å stanse eventuell uønsket adferd, redusere terskelen for å varsle om slik adferd og å sikre en god håndtering av eventuell uønsket adferd.

Retningslinjene skal bidra til en god håndtering av varsler. I denne prosessen skal varsler undersøkes, vurderes og møtes med tiltak som kan få slutt på kritikkverdige forhold. I tillegg skal de som varsler og andre involverte, ivaretas.

Retningslinjer

NFFLs etiske retningslinjer gjelder for alle ansatte og tillitsvalgte i organisasjonen. Retningslinjene vil også kunne gjelde de som representerer NFFL i ulike fora eller som deltar som representant fra en medlemsskole i NFFLs arbeid eller på NFFLs arrangementer.

Arbeidsmiljøloven omfatter NFFLs ansatte og skal sikre et forsvarlig arbeidsmiljø (Arbeidsmiljøloven § 4-1).

I NFFL skal ansatte og tillitsvalgte jobbe for NFFLs beste og arbeide i tråd med lover, regler og politiske vedtak som er fattet i NFFLs organer.

Alle ansatte og tillitsvalgte som deltar i beslutningsprosesser i NFFL, har plikt til å varsle om inhabilitet. Ved tvil om inhabilitet, skal spørsmålet legges fram for styreleder og daglig leder som tar stilling til videre behandling.

NFFLs ansatte og tillitsvalgte skal tilstrebe åpenhet omkring arbeidet og prioriteringer i NFFL. Meningsytringer og diskusjoner skal gjennomføres på en åpen og respektfull måte.

Ingen, verken ansatte, tillitsvalgte eller andre som deltar og bidrar i NFFLs arbeid skal utsettes for uønsket adferd. Med uønsket adferd, menes adferd som bryter med NFFLs regler og normer og som er til hinder for utførelse av arbeid eller en fri og aktiv deltagelse i NFFLs aktiviteter. Uønsket adferd omfatter blant annet alle former for diskriminering, trakassering, blant annet seksuell trakassering, mobbing og aggressiv og truende språkbruk eller oppførsel. For å fastslå om adferd kan defineres som trakassering, må det gjøres en vurdering av hensikten med handlingene og den utsattes subjektive opplevelse. Arbeidstilsynet definerer trakassering slik:

«Det er trakassering når en person blir utsatt for uønskede negative handlinger eller ytringer, som virker eller har til formål å virke krenkende, skremmende, fiendtlige, nedverdigende eller ydmykende. Trakassering kan også være fravær av handlinger, for eksempel å holde tilbake informasjon.

Trakasserende atferd har mange ulike uttrykk og former. Trakasseringen kan være rettet mot den personen man er (for eksempel personlighet eller utseende) eller mot forhold i arbeidet (for eksempel faglig nedvurdering eller fordeling av oppgaver).

Trakassering kan skje direkte gjennom ord og handlinger, men også på mer indirekte måter.»

Uønsket adferd omfatter også handlinger som medfører en uheldig psykisk belastning, som utløser unødvendige og belastende konflikter eller som leder til en situasjon som oppleves som mobbing eller trakassering.

Det er ønskelig at alle som er aktive i NFFLs arbeid bidrar til et godt arbeids- og organisasjonsmiljø. Ansatte skal informeres om de etiske retningslinjene ved tiltredelse. Ansatte og tillitsvalgte i NFFL har plikt til å bidra aktivt i tiltak som iverksettes for å sikre et godt arbeidsmiljø og organisasjonsfellesskap.

Varslingsrutiner og håndtering

Ansatte og tillitsvalgte i NFFL har en plikt til å varsle om uønsket adferd. Andre som er involvert i NFFLs arbeid og aktiviteter har også en rett til å varsle om uønsket adferd.

Det er mulig å varsle både skriftlig og muntlig gjennom NFFLs varslingskanaler. Den som varsler, skal oppleve å bli lyttet til og at saken behandles på en måte som gjør det trygt å varsle.

I NFFL kan det varsles til ledelsen ved daglig leder eller styreleder, til andre ansatte og til styremedlemmer. Den som mottar et varsel, skal bringe dette videre til daglig leder for behandling. Hvis varsel er rettet mot daglig leder eller daglig leder på andre måter en inhabil, skal det bringes videre til styreleder.

Daglig leder er ansvarlig for at de etiske retningslinjene følges og at varsler håndteres i tråd med rutiner. Det er daglig leder som undersøker og håndterer varsel i NFFL. Dette gjøres i dialog med styreleder. Hvis styreleder er inhabil, gjøres dette i dialog med nestleder. Hvis nestleder er inhabil, gjøres det i dialog med et annet styremedlem. Hvis daglig leder er inhabil, er det styreleder for har ansvar for å undersøke og håndtere varselet i dialog med nestleder eller eventuelt et annet styremedlem. Dette skal sikre at det alltid er en som er ansvarlig for gjennomføring mens det er to involverte til å drøfte og gjøre avveiinger i en varslingssak. Dersom både daglig leder og styreleder er inhabile, kan det benyttes ekstern bistand for å behandle et varsel. Hvem som skal følge opp en varslingssak skal avklares før undersøkelse av sak igangsettes.

 

Varsler skal behandles på følgende måte:

• Alle varsler skal behandles og skal håndteres umiddelbart.
• Varsler skal håndteres konfidensielt. Identitet og opplysninger i saken skal derfor ikke være kjent for flere enn nødvendig.
• Alle varsler skal undersøkes. Opplysninger og dokumentasjon skal innhentes og det kan benyttes både åpne og anonyme kilder. Alle parter skal få mulighet til å legge fram sin versjon og sitt syn.
• I en varslingssituasjon skal rettigheter og rettssikkerhet ivaretas for både varsler og den eller de det varsles om.
• Eventuelle kritikkverdige forhold, skal møtes med tiltak. Tiltak må deretter følges opp og evalueres.
• Daglig leder skal søke ekstern bistand ved behov for dette.

Oppfølging av den som varsler:

• Dersom en varsler opplever represalier eller urettferdig behandling etter å ha varslet, vil dette også regnes som uønsket adferd i organisasjonen og dette bør derfor føre til et nytt varsel. Hvis det er risiko for gjengjeldelse skal den som varsler, involveres i vurderinger og tiltak for beskyttelse mot gjengjeldelse.
• Den som varsler skal få tilbakemelding innen rimelig tid, men har ikke krav på informasjon om hvordan varselet vil håndteres.
• Hvis det er vanskelig å håndtere saken uten å røpe identiteten til varsler for eksempel på grunn av mangel på vitner, må dette skje i samtykke med varsler.

Oppfølging av den det er varslet om

• Den eller de det er varslet om, skal få informasjon om hva de beskyldes for, få innsyn i dokumenter og bevis og gis mulighet til å gi sin versjon av saken (kontradiskjon). Den eller de har også rett til innsyn i personopplysninger som behandles om han/henne.

Hvem skal behandle en varslingssak

• Den eller de som skal behandle varselet, skal være habile. Det betyr at de må være i stand til å behandle et varsel upartisk og uten egeninteresse. Det må ikke være forhold som kan svekke tilliten til dette. (Hvem som har ansvar for å behandle varslingssaker er beskrevet tidligere.)

Saksgang for en varslingssak

• Varsel registreres
• Varsel bekreftes mottatt
• Varsel undersøkes og vurderes
• Beslutning tas om videre prosess og eventuelle tiltak
• Saken lukkes og berørte informeres
• Håndteringen av varselet og eventuelle tiltak evalueres

Undersøkelse av en varslingssak

• Planlegg undersøkelsen: Formål med undersøkelse. Hvem skal involveres? Hvordan hente inn informasjon? Hvilke spørsmål må besvares? Hva er tidsplanen for undersøkelsen?
• Gå gjennom relevante dokumenter for saken.
• Gjennomfør samtaler med aktuelle parter. Det må skrives referat som bør bli gjennomlest av deltagerne i samtalen. Om deltagerne er uenige i innholdet, bør de få mulighet til å kommentere dette skriftlig som vedlegg til saken.

 

NFFLs etiske retningslinjer er godkjent av styret og kan kun endres av styret. Forslag til endringer kan sendes til daglig leder.